二次会幹事代行会社とはその名の通り、二次会の幹事業務をまるっと代行してくれる会社のこと。
二次会のプランニング、会場探し、景品準備、パーティ準備、当日の司会進行、受付など、二次会を行うのに必要なものはすべてお任せできると言っても過言ではありません。

友人に幹事をお願いするのもいいけれど、二次会の幹事はとーーーっても大変!二次会が近づいてくると、休みはすべて二次会準備でつぶれてしまうということもよくあるそう。一生懸命頑張っても、お金のことや、二次会に対する思い入れの違いから、幹事同士や新郎新婦と幹事で意見が合わずもめてしまったということもあるようです。

友人に負担をかけたくない友人に気を使いたくないみんなで一緒に楽しみたいという新郎新婦に人気です。

二次会は誰に頼む?友人?それともプロ?

幹事をプロ(幹事代行会社)に頼んだら・・・・ゲストみんながHAPPY

■友人が仕事や育児で忙しく、幹事を頼める人がいない

■友人に大変な思いをさせてしまい、当日楽しめないのが申し訳ない

■幹事と意見が合わなかったり、お金の過不足でもめてしまったらどうしよう

■新郎新婦自分たちも友人もみんな一緒に、思いっきり楽しみたい!

そんな思いに応えてくれるのが二次会幹事代行会社です。

会場探しから景品手配、ゲームや演出の提案、出席リスト作成、当日の受付から司会進行、音響、片付けまですべて代行してくれるから、ゲストも新郎新婦も楽々安心。

幹事・友人の仕事

新郎新婦の仕事


幹事・友人の仕

二次会当日、新郎新婦と一緒に思いっきり楽しむ

二次会をプロに頼むと、わずらわしい事前準備から当日の運営まですべて代行会社が行ってくれるから、当日は全員がゲストとして当日楽しむだけ。みんなで新郎新婦を心から祝福しよう。

 新郎新婦の仕事

招待したい人をリストアップし、声を掛け、出欠を取る

二次会をプロに頼んだ後は、ゲストへの案内と出欠確認を行うのみ。案内文も作ってくれるから、それを転送するだけでOK。後は二次会の要望やイメージがあれば伝えるだけ。


幹事を友人に頼んだら・・・・・・・

幹事の仕事①~⑤

新郎新婦の仕事①~⑤


幹事の仕事①

新郎新婦の希望と予算を聞き、会場を探す

料理がおいしいお店やお酒が豊富なお店、みんなでワイワイ騒げるお店など二次会会場にもいろんなタイプがある。

会場までのアクセスやレイアウト、時間制限や料金システム、会場の設備や音響機器、収容人数や最低保障金額・最低保障人数など、すべての項目を確認して会場を決定。披露宴から出席するゲストと二次会から出席するゲストの割合を考えて立地を考慮しよう。披露宴会場が郊外だったり、二次会から出席するゲストが多ければ主要駅近くの方が喜ばれる。

幹事の仕事②

新郎新婦の希望から演出や余興を考える

どんな雰囲気の二次会にしたいのか、新郎新婦からヒヤリング。ワイワイにぎやかな二次会がよいのか、落ち着いた二次会がよいのか。また新郎新婦主体がよいのか、ゲスト主体がよいのか。希望の演出や余興があるか確認する。新郎新婦の希望が曖昧な場合は、思い出をリサーチして方向性を模索するのもアリ。

幹事の仕事③

時間配分を考えて当日の進行表を作成する

新郎新婦のイメージややりたいことが分かったら、時間配分しながらプログラムに組み込んでいこう。まずはざっくり流れを、骨組みができたらさらに詳細に考えていこう。BGMやセリフなどを具体的に考えながら進行表に落とし込んだ方がよりスムーズ。各コンテンツにかかる所要時間もチェック!時間通りに進まないこともあるので、多少遅れてもいいように余裕を持ったタイムスケジュールを考えよう。

幹事の仕事④

当日に向け必要なモノ・コトを確認し、準備調達する

幹事の役割分担をし、やるべきことを振り分けよう。

ビンゴカードやクラッカーなど【余興・演出の小道具の買出し】、もらってうれしい【景品の買出し】、音源集めから編集まで【BGMの作成】、新郎新婦からもらったリストをわかりやすく調整し【受付用の参加者リスト作成】、【つり銭の準備】や【司会者の台本作り】など、当日の向けて準備することは盛りだくさんなので、スケジュールをたてて進めたい。

当日の役割はこれだけ必要です。

□司会 □代表幹事 □サポート幹事 □会計(お釣や会費の管理)

□受付 □音響操作 □余興 □タイムキーパー □装飾のセッティング 

□披露宴会場からのアイテム運び □景品管理 など10名程必要です。会場の下見を重ね、会場の造りや設備を確認しておくことも大事。待機場所や荷物置き場の有無、余興スペースの確認、景品などの事前搬入ができるかどうかや保管料も含めて確認しておこう。直前のリハーサルも不可欠

幹事の仕事⑤

当日は会場へ一番乗り。準備から片づけまで行う

会場に決められた時間に会場入りし、各自が持ってきた荷物や事前に搬入した荷物に忘れ物がないか確認。音響や映像のテストや動線の確認、お釣りや名簿を用意して受付準備。新郎新婦入場後は司会、音響、受付、写真撮影、誘導などそれぞれの役割に着く。閉宴後はゲストの忘れ物チェックや、片付け、会場との精算まで行う。当日無事に終れば一安心。後日、出欠表の集計や経費の収支計算し、新郎新婦にも報告。ここで過不足がある場合は新郎新婦に相談しよう。不足金額を泣く泣く立て替えるということにならないよう、始めに新郎新婦と予算の相談をしておきたい。

新郎新婦の仕事①

幹事をしてもらえる人を探して依頼する

結婚式の二次会は、数十名ものゲストが出席する大イベント。これを企画・運営するのはたやすいことではありませんから、計画から実施までを取り仕切る「幹事」が必要となります。新郎新婦の共通の友人にお願いできればベストですが、実際は新郎、または新婦どちらかの友人グループに頼むか、双方とも数名ずつの友人に頼むというパターンが多いよう。また、職場結婚の場合は、会社の同僚に依頼でもよい。いずれにしろ、お金のやりとりも発生する上、やるべき仕事が多い役割なので、長年の付き合いがあって信頼できる方に頼むのがいちばん。

新郎新婦の仕事②

幹事同士の顔合わせ・セッティングの場を設ける

当日までの間に、新郎新婦も含めて何度か打ち合わせをしたり、必要なものを買い出しに行ったりすることもあるため、幹事はなるべく近くに住んでいる人同士を選ぶのが良い。また幹事グループには男性・女性の両方がいた方が良い。幹事が男性のみだと、余興やゲームなどの演出で、女性側からの視点に欠ける場合がありますし、逆もまた同様。双方とも数名ずつの友人に頼む場合は、「新郎の男友だち」と「新婦の女友だち」に依頼が良いが、幹事同士に面識がない場合は、ふたりが間に入ってフォローしていこう。

幹事同士の打合せ時にかかる飲食代やお茶代などの経費は、新郎新婦があらかじめまとまった額を先に渡しておこう。

新郎新婦の仕事③

新郎新婦で二次会のイメージを相談し、要望を伝える

幹事任せにしてしまうと幹事もイメージが沸かず困り果ててしまうことに。したいこととNGなことははっきりさせよう。例えば「したいこと」ふたりで楽器演奏、みんなでダンス、ケーキカット、BGMは自分の好きな曲がいい、親友にサプライズしたい等。「NGなこと」下ネタや内輪ネタは嫌。ビンゴは嫌。景品数が少ないのは嫌。料理が少ないのは嫌。

新郎新婦の仕事④

招待したい人をリストアップし、声を掛け、出欠を取る

いくら幹事とはいえ、面識のない相手とのやりとりは気を使うもの。またげストも知らない人からの連絡で身構えてしまうかも。ゲストへの連絡と出欠確認は新郎新婦で行うのが基本。案内の文章を考え、メールや案内状、SNSなどツールを使用して案内を出そう。声を掛けたゲストは表計算ソフトで管理。出欠の返事が来るたびにリストを更新し、すぐに幹事に渡せる状態にしておくと安心。

新郎新婦ふたりのために休み返上で動いてくれているのだから、披露宴の準備で忙しくなる時期だけど、任せっきりにならないように、進捗状況を共有し困ったことが無いか確認しながら進めよう。

新郎新婦の仕事⑤

当日は誰よりも楽しみ、後日幹事にお礼する

幹事をはじめ、多くの友人の協力があってこそ成功する二次会。幹事を引き受けてくれた友人は、楽しい二次会にするために、相当な労力と時間を使ってくれているはず。新郎新婦に喜ん欲しくてやっている事で、お礼なんて、何も期待していないと思う。しかし何もお礼が無かった為に、非常識な人間と感じられて、疎遠になることのないように自分たちのできる範囲で、最大限の感謝の気持を伝えられる方法を見つけよう。期待はしてないけど、貰ったら嬉しいと思うのが、人間の正直な気持ち。
『親しき仲にも、礼儀あり』で、感謝の気持ちを、しっかりと伝えるべきですね。幹事1人あたり5000円~10000円程度のお礼が一般的


二次会幹事は同じグループの友人なら友達へ!そうでないなら代行会社へ!

友人の負担や新郎新婦の負担は増えるけども、手作り感あふれる二次会ができそうです。

特に二次会参加メンバーのほとんどがお互いに知り合いである場合・・・たとえばサークルや会社が同じで共通に知り合いである場合・・・は、他人(代行業者)を入れない方がより一体感のあるパーティーになるかもしれません。

ほぼ同窓会と化していますので、いろいろな企画はかえってジャマになる場合もあります。

 

逆に二次会参加メンバーに色んなグループがある場合・・・たとえば会社関係や大学時代の友人や高校時代の友人、社会人の友人などの場合・・・は、内輪ネタであるグループだけが盛り上がってしまうので、二次会幹事代行会社に入ってもらった方がいいと思います。

 

参加するゲストとしては、幹事さんと知り合いでない、つまり非主流派で参加する二次会っていまいちなんですよね。
もちろんお祝いしたいから参加するわけですが、主流派ばっかりで盛り上がったりされると、冷めてくるというか・・・
業者さんが仕切ってのパーティはこのあたり企画が上手なので、主流派・非主流派に関わらず全員が楽しめるのがいいところですね。
 

ちなみに最近は二次会会場に代行プランがあるお店もあるようです。会場によっては、何の経験もない会場のスタッフが司会や写真撮影をするものだったり、受付と配膳係りが兼任だったりするところもあるようです。代行プランがあるーと思って、飛びつくと残念な結果を招くこともありそう!

 

それぞれを例えて言うならば、「友人幹事は手作りチョコレート」「会場の代行プランはコンビニスイーツ」「代行会社はパティシエの作る専門店」。それぞれに良さがあるので、自分にぴったりのものを探してみよう。